ЭДО электронный документооборот

ЭДО электронный документооборот

В наши дни термин «бумажная работа» постепенно теряет свое значение. Настолько эффективным является блок ЭДО электронный документооборот, который внедряется, например, в комплекс «M.E.Doc IS» и некоторые другие комплексы. Благодаря этому модулю можно не только отправлять отчетность в электронном виде, но и обмениваться первичными документами.

 При этом в случае необходимости пользователь всегда может распечатать тот или иной документ. Это позволяет значительно сэкономить время, которое в противном случае вы бы потратили на то, чтобы подготовить документ к отправке с помощью обычной почты или курьерской доставки.

Следует, впрочем, отметить, что электронный документооборот не ограничивается одними первичными документами налогового или бухгалтерского учета. Обычно он подразумевает создание автоматизированной многопользовательской системы, которая позволяет значительно упростить документооборот внутри самой организации. То есть документы пользователь может отправлять не только контрагентам, но и своим коллегам. Это позволяет еще раз проверить правильность заполнения того или иного документа и снижает количество ошибок в работе. Производительность труда повышается, а издержки снижаются – оптимальное сочетание с точки зрения любого предпринимателя.

Принцип создания документов в таком модуле напоминает принцип создания отчетности, с которым уже наверняка знакомы пользователи такого комплекса. То есть документ создается на основе фактической операции (например, отгрузки или продажи), но с помощью компьютерных средств обработки информации, и подписывается электронной подписью (или двумя подписями – в зависимости от учетной политике предприятия). После этого документ сохраняется в этой программе в виде файла определенного формата. Электронная подпись, если у пользователя уже есть этот программный комплекс, используется та же, что и при отправке отчетности. В любом случае вы можете генерировать дополнительную подпись в установленном порядке.

Таким образом, у вас есть возможность идентифицировать каждый документ и подтвердить его подлинность. И это не вызовет никаких претензий у проверяющих органов или у юристов в случае возникновения хозяйственного спора.

Еще одним преимуществом электронного документооборота является то, что он позволяет создать единую базу документной информации, что позволяет избежать дублирования документов и проще контролировать все операции по ним. 

Источник docspace.ru/solutions/edo/

Share Button

Related posts